home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / SBA62.ARJ / FSBA.EXE / F267.SBE < prev    next >
Text File  |  1992-04-30  |  10KB  |  211 lines
  1. @188 CHAP 4
  2.  
  3.             ┌─────────────────────────────────────────────┐
  4.             │   1099s AND OTHER TAX INFORMATION RETURNS   │
  5.             └─────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. As a general rule, every person engaged in a trade or business must
  8. report to the IRS any payments of $600 or more made to any person
  9. during the calendar year, for items such as rent, compensation for
  10. services, commissions, and annuities, plus other items of "fixed or
  11. determinable" income, or to report interest, dividend, or royalty
  12. payments of $10 or more.  In addition, recent legislation by
  13. Congress has added a number of additional new tax reporting require-
  14. ments you need to be aware of (since there are also stiff new penal-
  15. ties for failure to comply).  The IRS has been given additional
  16. staffing and ordered to vigorously enforce the reporting rules.  In
  17. addition to computerized document-matching programs at IRS Service
  18. Centers, field revenue agents are now routinely checking on informa-
  19. tion return compliance as part of their tax audits.
  20.  
  21. Failure to properly issue (to recipients) and file information returns
  22. may result in serious penalties.  In most cases, the penalty is up to
  23. $50 for each failure to file a timely information return (including
  24. failure to file on magnetic media where required or to file returns
  25. that are machine-readable).  A reduced penalty of $15 applies to re-
  26. turns filed late, but within 30 days of the due date, or a reduced
  27. penalty of $30 applies if over 30 days late but filed by August 1 of
  28. the year in which due.  Also, each failure to furnish the recipient a
  29. copy of the statement on time can result in a further $50 penalty.
  30.  
  31. Some of the more common information return filing requirements for a
  32. typical small or medium-sized business are summarized below:
  33.  
  34. _______________________________________________________________________
  35.  
  36.  FORM NUMBER AND TYPE OF       WHAT IS REPORTED         DUE DATES
  37.   TRANSACTIONS REPORTED        (THRESHOLD AMT.)  TO RECIPIENT   TO IRS
  38. ___________________________    ________________  ____________   _______
  39. FORM 1098 -- Statement of      $600 or more      January 31     Feb. 28
  40. mortgage interest for inter-                     (To payor)
  41. est received by a trade or
  42. business from individuals
  43. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  44. FORM 1099-B -- Statement       Any amount        January 31     Feb. 28
  45. for recipients of proceeds
  46. from real estate, broker &
  47. barter exchange transactions
  48. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  49. FORM 1099-DIV -- Statement     $10 or more       January 31     Feb. 28
  50. for recipients of dividends    ($600 in
  51. and distributions on stock.    the case of
  52. Also report liquidating        liquidations)
  53. distributions and backup
  54. withholding
  55. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  56. FORM 1099-INT -- Statement     $10 or more       January 31     Feb. 28
  57. for recipients of interest
  58. income (and backup with-
  59. holding)
  60. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  61. FORM 1099-MISC -- Statement    $600 or more      January 31     Feb. 28
  62. for recipients of miscel-      ($10 for royal-
  63. laneous income, including      ties, or $5,000
  64. payments of rent, prizes &     received from
  65. awards, gross royalty pay-     direct seller)
  66. ments, non-employee compen-
  67. sation.  Also used to report
  68. sales to direct sellers of
  69. consumer items (Amway, etc.)
  70. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  71. FORM 1099-OID -- Statement     $10 or more       January 31     Feb. 28
  72. for recipients of original
  73. issue discount
  74. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  75. FORM 1099-R -- Statement       Any amount        January 31     Feb. 28
  76. for recipients of total
  77. distributions from retire-
  78. ment plans, IRAs, insurance
  79. contracts or the like
  80. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  81. FORM 1099-S -- Statement for   Any amount        January 31     Feb. 28
  82. recipients of proceeds from
  83. real estate transactions
  84. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  85. FORM 8027 -- Employers'        (Perform calcu-   Jan. 31 (on    Feb. 28
  86. annual information return      lations on form)  Form W-2)
  87. of tip income and allocated
  88. tips for tips reported by
  89. employees and allocated
  90. tips from a food/beverage
  91. establishment
  92. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  93. FORM 8300 -- Report of cash    Over $10,000      January 31     15 days
  94. payments that are received                                      after
  95. by a trade a business (in-                                      trans-
  96. cluding multiple related                                        action
  97. transactions)
  98. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  99. FORM 8308 -- Report of a       All sales or      Jan. 31 (To    Attach
  100. sale or exchange of an in-     exchanges of      both the       to Form
  101. terest in a partnership,       partnership       transferor &   1065
  102. involving certain unreal-      interests         transferee)
  103. ized receivables or sub-
  104. stantially appreciated
  105. inventory assets
  106. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  107. FORM W-2 -- Wage and tax       Any amount        January 31     Feb. 28
  108. statement for wages, tips
  109. and other compensation paid
  110. to employees, and income &
  111. FICA taxes withheld
  112. ───────────────────────────    ────────────────  ────────────   ───────
  113. FORM W-2P -- Statement for     Any amount        January 31     Feb. 28
  114. recipients of annuities,
  115. pension and other retire-
  116. ment payments, except total
  117. distributions
  118. _______________________________________________________________________
  119.  
  120. The 1099 series of information returns must generally be filed together
  121. with a transmittal form, Form 1096.
  122.  
  123. OBTAINING SOCIAL SECURITY NUMBERS.  Recently enacted laws make it
  124. necessary for a business to obtain the name and Social Security number
  125. or other tax identification number of anyone to whom you make payments
  126. that you must report.  There is a $50 penalty for failure to obtain
  127. their tax identification number, unless you have a reasonable excuse
  128. (such as their refusing to give you their number).  If they refuse to
  129. give you their number, YOU MUST WITHHOLD 20% OF WHATEVER AMOUNT YOU
  130. OWE THEM, AND DEPOSIT IT WITH THE IRS, OR YOU WILL BE SUBJECT TO A
  131. PENALTY FOR FAILURE TO WITHHOLD.  Use Form W-9 to request a tax
  132. I.D. number from a recipient.
  133.  
  134. Fortunately, there are a number of exemptions from the various 1099
  135. filing requirements listed above, which will eliminate many of the
  136. people or companies to whom you are likely to make payments of $600
  137. (or other threshold amount) or more.  You don't have to report the
  138. following payments:
  139.  
  140.     . To corporations (except certain corporations in the medical
  141.       field);
  142.  
  143.     . Compensation to employees that is already reported on their W-2s;
  144.  
  145.     . Bills for merchandise, telegrams, telephone, freight, storage,
  146.       and similar charges;
  147.  
  148.     . Rent payments made to real estate agents;
  149.  
  150.     . Expense advances or reimbursements to employees that the em-
  151.       ployees must account to you (the employer) for; or
  152.  
  153.     . To a governmental unit.
  154.  
  155. MAGNETIC MEDIA FILING REQUIREMENTS.  Note that the IRS permits you to
  156. file 1098 and 1099 forms (as well as certain other information returns)
  157. on "magnetic media" (computer tapes, etc.) rather than the actual paper
  158. forms, if certain very specific formats for the computer tape or disk
  159. are met.  The IRS REQUIRES that certain information returns be filed on
  160. magnetic media, if your business files 250 or more such returns for a
  161. calendar year.  These include Form 1098, all of the 1099 series and W-2
  162. series of information returns, and various others such as Forms 5498
  163. and 8027.
  164.  
  165. A "hardship waiver" to excuse you from having to file in magnetic media
  166. format may be granted if you file a request on Form 8508 at least 90
  167. days in advance of the due date, under certain circumstances.
  168.  
  169. Failure of a taxpayer to file an information return on magnetic media
  170. (or on a machine-readable form where magnetic media filing is not
  171. required) when required to do so is treated as a FAILURE TO FILE and
  172. can result in the imposition of applicable penalties for failure to
  173. file, as noted above.
  174.  
  175. @CODE: CA
  176. California has a whole body of tax information reporting requirements
  177. practically identical to those for the IRS Form 1099 series of infor-
  178. mation returns.  Until recently, California had its own series of
  179. information returns (Form 599 series).  However, those forms were dis-
  180. continued in 1987, and taxpayers may now file copies of federal 1099
  181. forms with the state instead.  Form 596 is still used to transmit these
  182. information return forms, rather than federal Form 1096.  Be aware that
  183. California also has magnetic media filing requirements similar to those
  184. of the federal law.
  185.  
  186. Effective as of 1991, trades and businesses in California receiving
  187. cash payments in excess of $10,000 are required to file a copy of the
  188. IRS information return, Form 8300, with the state Franchise Tax Board.
  189. (Note that, under both federal and California law, "cash" now includes
  190. most kinds of monetary instruments, including checks other than
  191. personal checks.  A copy of the federal Form 8300 must be filed with
  192. the FTB within 15 days after the reportable transaction occurs.
  193.  
  194. @CODE:OF
  195. @CODE: LS
  196. @STATE requires all citizens to inform on each other, by filing
  197. information returns.  Violators are deported to Cuba.
  198. @CODE:OF
  199. @CODE: HI
  200. Hawaii also requires businesses to file information returns (Form N-199
  201. series).  The rules are generally identical to the federal Form 1099
  202. series filing requirements.  A summary and transmittal of Forms N-199
  203. for the preceding calendar year must be filed by the last day of
  204. February, with Form N-196 (similar to federal Form 1096).
  205.  
  206. @CODE:EN
  207. In addition to the requirement that you file 1099s with the IRS, you
  208. may have to file similar state forms or copies of the federal 1099
  209. forms with state taxing authorities.
  210.  
  211.